Éttermi ajándékutalvány: így adj el többet decemberben, gond nélkül az áfával

December közepe, a pultnál valaki megkérdezi, adtok-e éttermi ajándékutalványt, mert a kollégáinak keres karácsonyi ajándékot. Ha erre csak egy kézzel írt cetli a válasz, pénzt hagysz az asztalon. Ha viszont van rendes utalványod, de senki nem tudja, mikor kell utána áfát fizetni, abból januárban lehet fejfájás. Ebben a cikkben végigmegyünk a formákon, az áfán, a nyugtán és a gyakorlati bevezetésen.

Miért jó üzlet az éttermi ajándékutalvány decemberben?

Az utalvány az egyik kevés termék, amiért a vendég előre fizet. A pénz decemberben befolyik, amikor a karácsonyi szezon amúgy is erős, a vendég pedig januárban vagy februárban jön vissza beváltani, amikor a forgalom lassabb. Így a csendesebb hónapokra is hozol vendéget.

Az utalványt beváltó vendég ritkán jön egyedül, és ritkán áll meg pontosan az utalvány összegénél. Aki pedig ajándékba kapta, és először jár nálatok, abból visszatérő vendég lehet.

A decemberi csúcsról a karácsonyi szezonra való felkészülésről szóló cikkünkben írtunk részletesen.

Papír, kártya vagy online: milyen formában add?

Mindhárom formának megvan a helye, a lényeg, hogy mindegyik ugyanabba a nyilvántartásba fusson be.

• Papír utalvány: a legolcsóbb, és szép borítékban jól átadható karácsonykor.
• Ajándékkártya: tartósabb, kevésbé hamisítható, és jól mutat a kassza mellett kitéve.
• Online utalvány: a vendég a weboldalon veszi meg, és emailben kapja PDF formában. Kényelmes az utolsó pillanatos ajándékozóknak és a cégeknek.

Bármelyiket választod, minden utalvány kapjon egyedi sorszámot. Enélkül nem tudod követni, mi kelt el, mi lett beváltva és mi maradt nyitva.

Éttermi ajándékutalvány és az áfa: egycélú vagy többcélú?

Ez a cikk legfontosabb része, mert itt hibáznak a legtöbben. 2019. január 1. óta az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) két utalványtípust különböztet meg, az uniós szabályozással (2016/1065/EU irányelv) összhangban. A fogalmakat az Áfa tv. 259. § 24/A. pontja határozza meg, a kezelésüket a 18/A. és 18/B. § szabályozza. A törvény hatályos szövegét a Nemzeti Jogszabálytárban találod.

Egycélú utalvány

Egycélú az utalvány, ha már a kibocsátáskor ismert a teljesítés helye és a fizetendő adó összege, vagyis tudod, milyen adómértékű termékre vagy szolgáltatásra váltják majd be. Ilyenkor az utalvány eladása már maga az értékesítés (Áfa tv. 18/A. §), az áfát tehát az eladáskor kell megfizetni. A beváltás, ha te magad váltod be, már nem adóztatandó ügylet.

Többcélú utalvány

Minden utalvány többcélú, ami nem egycélú. Az eladása nem minősül értékesítésnek, az áfafizetési kötelezettség csak a beváltáskor keletkezik, amikor a vendég ténylegesen elfogyasztja az ételt, italt (Áfa tv. 18/B. §).

Miért lesz egy éttermi utalvány jellemzően többcélú?

Vendéglátásban a helyben fogyasztott étel és a helyben készített, nem alkoholtartalmú ital 5%-os áfakulcs alá tartozik (Áfa tv. 82. § (2) bekezdés és 3. melléklet II. rész 3. pont), erről a NAV tájékoztatója az étkezőhelyi vendéglátás kedvezményes áfakulcsáról ír. Az alkoholos ital ezzel szemben az általános, 27%-os kulccsal adózik. Ha az utalvány bármire beváltható az étlapról és az itallapról, a kibocsátáskor nem tudod, melyik kulcs lesz, ezért a szakmai értelmezés szerint az ilyen utalvány többcélú.

A minősítés az utalvány kibocsátásakor dől el, és a szakirodalom szerint utólag nem módosítható. Ezért még az első eladás előtt egyeztesd a könyvelőddel, melyik típust adod ki, és ez kerüljön rá az utalványra is.

Nyugta és számla: mit adj a vendégnek?

Ha az utalványod többcélú, a beváltáskor a vendég fogyasztásáról a szokásos módon adsz nyugtát vagy számlát, a megfelelő áfakulcsokkal, az utalványt pedig fizetési módként rögzíted. Hogy az eladáskor milyen bizonylatot adj, és hogyan rögzítsd a kasszában, azt egyeztesd a könyvelőddel.

Egycélú utalványnál fordított a helyzet: az eladáskor kell nyugtát vagy számlát adni az áfával, a beváltáskor pedig áfás bizonylatot már nem adhatsz ugyanarra az összegre. A kasszának tehát tudnia kell, milyen utalványt váltanak be. A nyugta és a számla általános szabályairól a számla, nyugta és pénztárgép kötelezettségről szóló cikkünk szól.

Lejárat, elvesztés, részbeli beváltás: írd le előre

Az utalványnál a legtöbb vita nem az adóból, hanem a szabályok hiányából születik. Ezeket érdemes az utalványon vagy egy hozzá tartozó feltétellistán rögzíteni:

• Lejárat: adj reális érvényességi időt, és írd rá jól láthatóan. A lejárt, be nem váltott utalvány kezeléséről kérdezd a könyvelődet.
• Elvesztés: döntsd el, pótolod-e a sorszám alapján, ha a vendég igazolja a vásárlást. Online utalványnál ez egyszerűbb, mert megvan az email.
• Részbeli beváltás: beváltható több részletben, vagy egyszerre kell felhasználni? Ha több részletben, a maradék összeget a sorszámhoz kell vezetni.
• Mire váltható be: ha egycélút adsz ki, ez kötelezően szűk (pl. csak étel), ha többcélút, ezt is jelezd.

Árazás, értékesítés és marketing

Értékesítés a pultnál és online

A pultnál legyen kitéve egy minta, online pedig kapjon saját helyet decemberben a weboldalon. Mindkét csatornán ugyanaz a sorszámos nyilvántartás menjen, különben a beváltáskor nem tudod ellenőrizni, valódi és érvényes-e az utalvány.

Beárazás

A kerek összegek (5 000, 10 000, 20 000 Ft) jól fogynak, de érdemes élményként is csomagolni: „vacsora kettőre”, „brunch két főre”. Ilyenkor ügyelj arra, hogy az élménycsomag tartalma és áfakulcsa tisztázott legyen, mert ez befolyásolja a minősítést. Ha kedvezményesen adod el az utalványt (pl. 10 000 Ft értékűt 9 000 Ft-ért), az adóalapot egyeztesd a könyvelőddel.

Céges ajándék és törzsvendégek

A cégek év végén ajándékot keresnek a partnereiknek és munkatársaiknak, nekik küldj rövid ajánlatot sorszámozott utalványcsomagról, számlával. A törzsvendégeidnek pedig küldj december elején egy üzenetet, hogy idén nálatok is van éttermi ajándékutalvány. Ők szeretik a helyet, ezért szívesen ajándékozzák másnak is.

Felszolgálóként és üzletvezetőként azt láttam, hogy az utalvánnyal érkező vendég más hangulatban ül le, mert ajándékba kapta az estét. Ilyenkor rajtunk múlik, hogy egyszeri alkalom marad, vagy visszajár.

Ellenőrzőlista: éttermi ajándékutalvány bevezetése lépésről lépésre

• ☐ A könyvelővel eldöntöttük, hogy egycélú vagy többcélú utalványt adunk ki
• ☐ Az utalványon szerepel: sorszám, érték, kiállítás dátuma, lejárat, mire váltható be
• ☐ Megvan a formátum: papír, kártya, online vagy ezek kombinációja
• ☐ Van sorszámos nyilvántartás: eladás dátuma, összeg, beváltás, maradék
• ☐ Tisztáztuk, milyen bizonylat jár eladáskor és beváltáskor
• ☐ Leírtuk a szabályokat: lejárat, elvesztés, részbeli beváltás, visszaváltás
• ☐ A kasszában külön fizetési módként rögzíthető az utalványos fizetés
• ☐ A személyzet tudja, hogyan adja el és hogyan váltja be
• ☐ Van ajánlat céges vásárlóknak, számlázással
• ☐ Kiment az üzenet a törzsvendégeknek

Hogyan segít ebben az eSystem?

Az eSystem 1999 óta fejleszt vendéglátó szoftvert, és ma több mint 1500 vendéglátóhely használja. A kassza mellett riportokat és NTAK adatküldést ad, így a decemberi forgalmat és a januári beváltásokat is átlátod. A törzsvendég rendszer segít, hogy az utalvánnyal először érkező vendégből visszatérő vendég legyen, az áfás számla modul pedig a céges vásárlók számlaigényét kezeli. Hűségidő nélkül használhatod, és a nap 24 órájában elérhető ügyfélszolgálat áll mögötte.

Demót kérek

GYIK

Kell áfát fizetni az ajándékutalvány eladásakor?

Attól függ, milyen az utalvány. Egycélú utalványnál, ahol a kibocsátáskor ismert az adó összege, az áfát már az eladáskor meg kell fizetni. Többcélú utalványnál az eladás nem minősül értékesítésnek, az áfa a beváltáskor keletkezik. Mindkét szabály 2019. január 1. óta hatályos az Áfa tv. 18/A. és 18/B. §-a szerint.

Egycélú vagy többcélú egy éttermi utalvány?

Ha az utalvány ételre és italra, köztük alkoholos italra is beváltható, a kibocsátáskor nem tudod, 5% vagy 27% lesz az áfa, ezért jellemzően többcélú. Ha csak egyetlen adómértékű körre váltható be, például csak ételre, lehet egycélú. A minősítést a kibocsátás előtt érdemes a könyvelőddel tisztázni.

Milyen bizonylatot adjak, amikor a vendég beváltja az utalványt?

Többcélú utalványnál a beváltáskor adsz nyugtát vagy számlát a tényleges fogyasztásról, a megfelelő áfakulcsokkal, és az utalványt fizetési módként rögzíted. Egycélú utalványnál az áfát már az eladáskor elszámoltad, ezért a beváltáskor ugyanarra az összegre áfás bizonylatot nem adhatsz.

Mi történik, ha a vendég nem használja fel az utalvány teljes összegét?

Ez a te szabályaidon múlik. Ha engeded a részbeli beváltást, a maradékot a sorszámhoz kell vezetni, hogy legközelebb be lehessen váltani. Ha nem engeded, vagy készpénzre sem váltod vissza, ezt előre írd rá az utalványra, hogy ne a beváltáskor derüljön ki.

Mennyi ideig legyen érvényes egy karácsonyi ajándékutalvány?

Jogszabály nem ír elő egységes érvényességi időt, a lejáratot te határozod meg. Gyakorlatban olyan időt érdemes adni, ami alatt a vendég kényelmesen eljut hozzátok, és ami a csendesebb hónapokra is vendéget hoz. A lejárt, be nem váltott utalvány könyvelési kezeléséről kérdezd a könyvelődet.

Zárásként

Egy jól felépített éttermi ajándékutalvány decemberben bevételt, januárban vendéget hoz. A titka nem a szép borító, hanem a tiszta szabályok: tudd, egycélú vagy többcélú, legyen sorszáma, és a kasszád tudja, mit váltanak be. Ha kíváncsi vagy, hogyan néz ki a törzsvendég rendszer és a kassza az eSystemben, nézz be hozzánk a budapesti bemutatótermünkbe (Vaskapu utca 20), vagy kérj demót.