Karácsonyi szezon étteremben: így készülj fel a decemberi csúcsra

A karácsonyi szezon étteremben már novemberben eldől: aki most rakja rendbe a foglalásokat, az előleget és a beosztást, az decemberben nyugodtan dolgozik. Aki nem, az december 15. körül ott áll a pult mögött egy 40 fős céges asztallal, akikről csak annyit tud, hogy „valamikor hét után jönnek”, és még senki nem kérdezte meg, ki eszik vegetáriánusan.

Ez a cikk egy gyakorlati felkészülési terv: foglalás, előleg, fogássor, számlázás, személyzet és szilveszter, sorban.

Karácsonyi szezon étteremben: mit érdemes novemberben eldönteni?

December nem attól nehéz, hogy sok a vendég. Attól nehéz, hogy sok a döntés, és mindet menet közben kell meghozni. Ha ezeket most eldöntöd, a csapatod decemberben csak végrehajt.

Ülj le az üzletvezetővel és a séffel egy órára, és tisztázzátok ezeket:

• Kapacitás: hány csoportot vállaltok egy estére, és mekkora a legnagyobb asztal, amit a konyha még tisztességesen ki tud szolgálni?
• Napok: mely napokon csak csoport van, és mikor marad nyitva az à la carte?
• Minimum létszám és minimum fogyasztás a külön teremre vagy a teljes zárt helyre.
• Előleg és lemondási feltételek, írásban.
• Ünnepi menü: két vagy három fix fogássor, árral, határidővel.
• Nyitvatartás december 24. és január 1. között, plusz a szilveszteri koncepció.

Ha ez a hat pont kész, a foglalásokat már egy kész kerethez igazítod, nem fordítva.

Céges karácsonyi vacsora és csoportos foglalás: egy helyen kezeld

A céges karácsonyi vacsora foglalása ritkán egy telefonhívás. Jön egy e-mail, aztán módosul a létszám, aztán új időpont kell, aztán a titkárnő átadja a projektet valaki másnak. Ha ezek a szálak füzetben, telefonban és három postafiókban élnek, abból garantáltan lesz dupla foglalás.

Egy online asztalfoglaló rendszer abban segít, hogy minden foglalás egy helyen legyen, és a pultnál, a teremben és az irodában ugyanazt lássák. Decemberben ez az egy dolog rengeteg félreértéstől megkímél.

Mit rögzíts minden csoportos foglalásnál?

• kapcsolattartó neve, telefonszáma, e-mail címe
• pontos létszám és a végleges létszám leadásának határideje
• érkezés és a terem elhagyásának időpontja
• választott menü, allergiák, speciális étrendek
• számlázási adatok (cégnév, adószám, cím)
• befizetett előleg összege és dátuma

Előleg és no-show: a karácsonyi szezon étteremben ezen múlik a bevétel

Egy 30 fős asztal, ami nem jön el, decemberben nem pótolható. Azt az estét addigra két másik cégnek is odaadhattad volna. Ezért csoportnál az előleg nem udvariatlanság, hanem a normális üzletmenet része, és a legtöbb cég számít is rá.

Pár bevált szabály:

1. Írásban rögzítsd az előleg mértékét, a befizetés határidejét és a lemondási feltételeket, és a foglaló fogadja el.
2. Az előleg beérkezése után véglegesítsd a foglalást, előtte csak opció.
3. Létszámcsökkentésnél legyen egy határidő (például az esemény előtt néhány nappal), ami után a leadott létszámot számlázod.
4. Emlékeztesd a kapcsolattartót egy héttel és egy nappal korábban.

Az előlegnek számlázási oldala is van. Az áfatörvény szerint az előleg átvételekor vagy jóváírásakor haladéktalanul előlegszámlát kell kiállítani, az esemény után pedig a végszámlán levonod a már kifizetett előleget (a részleteket érdemes a könyvelőddel is egyeztetni). A részletes szabályokat a NAV számla és nyugta kibocsátásáról szóló információs füzete foglalja össze.

Ha a no-show nálad egész évben visszatérő gond, olvasd el a cikkünket arról, hogyan csökkentsd a no-show foglalásokat. Itt most csak a decemberi csoportokra koncentrálunk.

Fogássor egyeztetése: fix menü, fix határidő

A 40 fős asztal à la carte rendelése a konyhának maga a rémálom: tíz percen belül harminc különböző tányér, és a felszolgáló sem tudja, kinek mit visz. A céges vacsorákra ezért adj fix menüt, két vagy három választható változatban.

Ami bevált:

• Előre választott fogások. A cég küldje el névre szólóan, ki melyik főételt kéri, és ezt a felszolgáló kapja meg ülésrendként.
• Vegetáriánus és allergénmentes opció már az ajánlatban szerepeljen, ne a helyszínen találjátok ki.
• Italcsomag vagy italkeret. Döntsd el előre: korlátlan csomag, fix keret, vagy fogyasztás szerint. Ha keret van, a pult tudja, mikor kell szólni a kapcsolattartónak.
• Végleges menü határideje legalább egy héttel az esemény előtt, hogy be tudj vásárolni.

Az előre ismert fogássor a beszerzésben is sokat segít. Ha tudod, hogy szombaton 120 adag kacsacomb megy ki, a rendelés és a készlet is tervezhető.

Csoportos és áfás számlázás gyorsan, vita nélkül

A céges vacsora végén senki nem akar 20 percet várni a számlára, főleg nem éjjel tizenegykor. A legtöbb vita abból jön, hogy a számlázási adatok hiányosak, vagy a cég két részre kéri a számlát (az étel megy a cégre, az extra italt mindenki maga fizeti).

Ezeket érdemes előre tisztázni:

• a cég pontos számlázási adatai már a foglaláskor
• mi kerül a közös számlára, és mit fizet mindenki külön
• hogyan számolod el az előleget a végszámlán
• fizetési mód: átutalás, kártya vagy készpénz

Ha a kasszában külön kezelheted a közös és az egyéni tételeket, a záráskor nincs kézi számolgatás. Az eSystem áfás számla modulja erre való: a számla közvetlenül a kasszából készül.

Gyors ellenőrzőlista a csoport estéjére

Személyzet beosztás a karácsonyi szezon étteremben

A karácsonyi szezon étteremben a személyzetről is szól. Decemberben mindenki fáradtabb, többen betegek, és mindenki szeretne valamelyik ünnepnap szabad lenni. Ha ezt most nem beszéled meg a csapattal, decemberben fogod a telefonon intézni.

• Szabadságkérések lezárása novemberben. Kérd be, ki mikor nem tud dolgozni, és ezt rögzítsd.
• A beosztás a foglalásokhoz igazodjon. A csoportos esték listája alapján tudod, melyik este kell plusz felszolgáló és plusz ember a konyhára.
• Egy felelős csoportonként. Minden nagy asztalnak legyen egy felszolgálója, aki ismeri a menüt, az allergiákat és a kapcsolattartót.
• Tartalékember. Legyen legalább egy ember, akit be lehet hívni, ha valaki kiesik.
• Briefing minden csoport előtt. Öt perc a műszak elején: ki jön, mit eszik, mi az italkeret.

Nézd meg a tavalyi decemberi riportokat is. Melyik nap volt a legnagyobb forgalom, melyik órában akadt el a konyha? Ezekből pontosabb beosztás lesz, mint az emlékekből.

Üzletvezetőként én is megtanultam, hogy a decemberi káosz nagy része nem a vendégektől jön, hanem abból, amit előre nem beszéltünk meg. Azóta a novemberi csapatmegbeszélés nálam ugyanolyan fontos volt, mint maga a karácsonyi menü.

Szilveszter: külön esemény, külön tervvel

A szilveszter nem egy hosszabb péntek este. Más a vendégkör, más a ritmus, és egészen más az elvárás. Kezeld külön rendezvényként:

• Fix jegyár vagy fix menü előre fizetve, így a no-show kockázata nálad nem jelentkezik.
• Pontos menetrend: mikor jönnek a fogások, mikor van éjfél, mikor van zárás.
• Pezsgő és italkészlet időben megrendelve, mert december végén a szállítók is túlterheltek.
• Plusz ember a pultba éjfél környékére, ott sűrűsödik minden rendelés.

Ha rendszeresen tartasz zárt rendezvényt, nézd meg az eSystem party és rendezvény szoftverét is.

Hogyan segít az eSystem decemberben?

Az eSystem 1999 óta fejleszt vendéglátó szoftvert, ma 1500+ vendéglátóhely használja. Decemberre ezek a részek a leghasznosabbak:

• Flexibook online asztalfoglalás: a foglalások egy helyen, nem füzetben.
• Áfás számla modul: céges számla közvetlenül a kasszából.
• Mobil pincér terminál és Chef & Bar Board: a rendelés az asztaltól azonnal a konyhára és a bárba megy, nagy asztalnál is.
• eSysPay: kártyás fizetés gyorsan.
• Riportok: a tavalyi forgalom alapján tervezed a beosztást és a beszerzést.

Hűségidő nincs, az ügyfélszolgálat 0 és 24 óra között elérhető, az étlap felvitelét pedig az eSystem végzi.

Nézd meg a Flexibook asztalfoglalót

Gyakori kérdések

Mennyi előleget kérjek egy céges karácsonyi vacsorára?

Erre nincs kötelező szabály, a te üzleti döntésed. Sok étterem a várható végösszeg egy részét kéri előre, nagyobb csoportnál vagy zárt terem esetén többet. A lényeg, hogy az összeg, a befizetési határidő és a lemondási feltételek írásban szerepeljenek, és a foglaló még a véglegesítés előtt elfogadja őket.

Kell számlát adni az előlegről?

Igen, az áfatörvény szerint az előleg átvételekor vagy jóváírásakor előlegszámlát kell kiállítani, az esemény után pedig a végszámlán levonod a kifizetett összeget. A pontos szabályokat a NAV számlázási információs füzete tartalmazza, a saját esetedet egyeztesd a könyvelőddel.

Mikor kezdjem el fogadni a karácsonyi foglalásokat?

Minél előbb, annál jobb. A cégek egy része már ősszel választ helyszínt, és aki novemberben még nem küldött ajánlatot, a legjobb péntekeket elveszítheti. Legyen kész egy egyoldalas ajánlat a menükkel, árakkal, előleggel és határidőkkel, amit azonnal el tudsz küldeni.

Hogyan kezeljem a létszámváltozást az utolsó napokban?

Adj meg egy végleges létszám határidőt, például néhány nappal az esemény előtt. Ami ezután csökken, azt a leadott létszám szerint számlázod, ami nő, azt a konyha kapacitásától függően vállalod. Ez legyen benne a foglalási feltételekben, így nem a helyszínen kell vitatkozni róla.

Fix menü vagy à la carte a céges vacsorákon?

Nagy csoportnál a fix menü a jobb választás. A konyha előre tud készülni, a beszerzés tervezhető, és a felszolgálás gyorsabb. Kínálj két vagy három menüváltozatot, köztük vegetáriánusat, és kérd a választásokat névre szólóan előre. Kisebb, nyolc fő alatti asztalnál az à la carte is működhet.

Zárás

A karácsonyi szezon étteremben az év legjobb hónapja lehet, ha a döntések nem decemberben születnek. Rakd össze most a kereteket: menü, előleg, foglalási feltételek, beosztás. Ha szeretnéd megnézni, hogyan segít ebben az eSystem, gyere el a Vaskapu utca 20. alatti budapesti bemutatótermünkbe, vagy kérj demót, és együtt végignézzük a te helyed decemberét.