Hajnali egy, lehúzod a rácsot, és már csak a műszakzárás a pultban van hátra: kassza, kártyás terminál, hordók, nyitott töményes üvegek. Ha ez minden este máshogy zajlik, az eltérés nem aznap derül ki, hanem a hónap végi leltárnál, amikor már senki nem emlékszik semmire. Ebben a cikkben végigmegyünk egy zárási rutinon, amit söröző, bár és kocsma is használhat, a végén nyomtatható ellenőrzőlistával.
Miért a műszakzárás a pultban dönti el a hónap végét?
A pultveszteség ritkán egyetlen nagy tételből áll. Egy túltöltött feles, egy elfelejtett blokk, egy „ezt most a ház állja” kör, egy hordócsere utáni habos kiöntés. Külön egyik sem tűnik soknak, de egy hónap alatt összeadódnak.
A napi zárás azért erős eszköz, mert friss az emlék. Este még tudod, hogy a 3-as asztalnál kétszer ütötték be ugyanazt a kört, vagy hogy a csőtisztítás után kiöntöttél pár korsónyi sört. Három hét múlva ez már csak egy megmagyarázhatatlan szám a leltárban.
És még valami: a legtöbb eltérés mögött nem szándékos dolog áll, hanem hiányzó szabály. Ha mindenki máshogy zár, mindenki máshogy hibázik. Egy egységes rutin a pultosoknak is biztonságot ad, mert pontosan tudják, mit várnak tőlük.
Kasszazárás: készpénz, kártya és borravaló egyeztetése
A kasszazárás a zárás gerince. Itt derül ki, hogy a kassza szerinti forgalom és a ténylegesen beszedett pénz egyezik-e.
Készpénz
Legyen fix váltópénz (nyitó készlet), amit minden műszak ugyanakkora összeggel kezd. Zárásnál először ezt tedd félre, és csak utána számold a forgalmat. Címletenként számolj, és írd fel egy zárólapra, ne fejben adj össze. Ha lehet, a számolásnál legyen ott két ember: ez nem bizalmatlanság, hanem mindkettőjük védelme.
Kártyás fizetések
A terminál napi zárásának összegét vesd össze azzal, amit a kassza kártyás fizetésként rögzített. Az eltérések leggyakoribb okai:
- rossz fizetési mód került a blokkra (készpénz helyett kártya vagy fordítva)
- egy tranzakció megszakadt, és újra lehúzták a kártyát
- a vendég két részletben fizetett, de csak egy fizetés lett rögzítve
- SZÉP-kártyás vagy egyéb fizetés rossz helyre került
Ha a fizetési mód nem stimmel, a készpénzes oldalon is lesz egy ugyanakkora, ellentétes előjelű eltérés. Ezért mindig együtt nézd a kettőt.
Borravaló a fiókban
A borravaló sok helyen ugyanabba a fiókba kerül, mint a forgalom. A 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet 49/A. § (2) bekezdése 2021. január 1. óta a borravaló kezelését működési sajátosságnak tekinti, így napközben a fiók eltérhet a rögzített forgalomtól, de a pénztárgép zárásakor a pénzkészletnek egyeznie kell. A részletekről a Magyar Vendéglátók Ipartestülete borravaló kezeléséről szóló tájékoztatójában olvashatsz. Az adózási oldalt a borravalóról és felszolgálási díjról szóló cikkünk foglalja össze.
Ital kimérés ellenőrzése: csapolt sör, hordó, tömény
A kasszazárás megmutatja, hogy a pénz egyezik-e az eladással. Az ital kimérés ellenőrzése azt mutatja meg, hogy az eladás egyezik-e azzal, ami a pultból kiment.
Csapolt sör és hordó
Vezess hordónaplót: melyik csapra, mikor, milyen méretű hordó került fel. Így összevetheted az eladott korsók és pohárok mennyiségét azzal, amennyi sör valóban elfogyott. A habveszteség, a csőtisztítás utáni kiöntés és az első, habos poharak természetes részei a csapolásnak, de akkor kezelhetők, ha rögzíted őket, és nem a „hiány” sorban landolnak.
Ha egy csapon rendszeresen nagyobb az eltérés, mint a többin, az sokszor műszaki ok: rossz nyomás, túl meleg sor, kopott csaptelep. Ezt is a napi számokból veszed észre a leghamarabb.
Töménykimérés
A töményeknél a szemmértékes töltés a legnagyobb ellenség. Használjatok mérőpoharat minden kiméréshez, és legyen egyértelmű, hogy az itallapon szereplő kiszerelés (2, 4 vagy 5 cl) mennyi. A nyitott üvegeket zárásnál nem kell mindet megmérni, elég a leggyorsabban fogyó tételekre figyelni.
Milyen gyakran standolj?
Nem kell minden műszakban minden üveget megmérni. Bevált gyakorlat, hogy a gyorsan forgó tételeket naponta, a teljes készletet hetente nézed át. A standolás menetéről részletesen a digitális ital standolásról szóló cikkünkben írtunk. Ha a mérést gyorsítanád, egy standoló program sokat levesz a válladról.
Sztornók, ingyen italok és selejt: mindennek legyen nyoma
Az egyszerű szabály: ami kiment a pultból, annak legyen nyoma. Nem az a cél, hogy ne legyen sztornó vagy ingyen ital, hanem hogy látható legyen.
- Sztornó: minden sztornónál legyen ok (rossz tétel, vendég visszaküldte, dupla beütés) és név, ki hagyta jóvá.
- Ingyen ital: a tulajdonos vendége, kompenzáció egy hosszú várakozásért, személyzeti ital. Ezek legitim tételek, de rögzítsd őket külön, ne maradjanak ki.
- Selejt: törött pohár tartalma, kiöntött ital, lejárt termék. Egy egyszerű selejtfüzet vagy kasszában rögzített selejt sokat segít.
Zárásnál a műszakvezető nézze át a sztornókat és az ingyen tételeket. Ha valami szokatlan, még aznap meg lehet beszélni.
Átadás-átvétel és a pultosok bevonása
Átadás két műszak között
Ahol napközben műszakváltás van, ott a műszakzárás a pultban valójában kétszer történik meg. A legtöbb vita abból születik, hogy nem világos, melyik eltérés kié. Ezért az átadás legyen közös: az átadó és az átvevő együtt számolja meg a fiókot, és együtt nézi meg a nyitott számlákat.
Az átadólapon szerepeljen:
- a fiók tartalma és a váltópénz
- a nyitott asztalok és számlák
- melyik csapon hány hordó fogyott, és mi van hűtve
- hiányzó áru, amit rendelni kell
- bármi, ami a műszak alatt történt (törés, reklamáció, műszaki hiba)
Mindkét fél aláírja. Ez két perc, és utána senkinek nem kell a másikra mutogatnia.
A pultosok bevonása
A zárási rutin akkor működik, ha a pultosok értik, miért van. Ha ellenőrzésként élik meg, kerülőutakat fognak keresni. Ha a saját védelmükként, akkor maguk figyelnek rá.
Pár dolog, ami beválik:
- Ugyanaz a szabály vonatkozzon mindenkire, a tulajdonosra és az üzletvezetőre is.
- Kérdezd meg őket, mi lassítja a zárást, és mit egyszerűsítenének.
- Előre egyezzetek meg, mekkora eltérés számít rendben lévőnek, és mi történik fölötte.
- Eltérésnél először kérdezz, ne vádolj. A legtöbbször van rá egyszerű magyarázat.
- Mutasd meg az eredményt: ha javulnak a számok, azt mondd el nekik is.
Pultosként és műszakvezetőként én is zártam elég kasszát ahhoz, hogy tudjam: a fáradt, hajnali számolás közben születik a legtöbb hiba, nem rossz szándékból. Ami nekem segített, az a mindig ugyanolyan sorrend volt.
Nyomtatható ellenőrzőlista: műszakzárás a pultban lépésről lépésre
Nyomtasd ki, tedd ki a pult mögé, és pipáljátok minden este.
Kassza és pénz
- ☐ Váltópénz félretéve, összege rendben
- ☐ Készpénz megszámolva címletenként, zárólapra felírva
- ☐ Kártyás terminál napi zárása lefuttatva
- ☐ Terminál összege egyezik a kassza kártyás forgalmával
- ☐ Borravaló kezelése a házirend szerint, a fiók zárásnál egyezik
- ☐ Pénztárgép napi zárása elvégezve
Ital és készlet
- ☐ Hordócserék beírva a hordónaplóba
- ☐ Csőtisztítás, kiöntés, selejt rögzítve
- ☐ Gyorsan forgó töményes tételek ellenőrizve
- ☐ Nyitott üvegek lezárva, a helyükre téve
Sztornó és ingyen tételek
- ☐ Sztornók átnézve, mindegyiknél van ok és jóváhagyó
- ☐ Ingyen italok és személyzeti italok rögzítve
Átadás
- ☐ Nyitott számlák lezárva vagy átadva
- ☐ Átadólap kitöltve (hiány, hiba, rendelnivaló)
- ☐ Átadó és átvevő aláírta
Hogyan segít ebben az eSystem?
Az eSystem 1999 óta fejleszt vendéglátó szoftvert, és ma több mint 1500 vendéglátóhely használja. A kassza mellett receptúrás készletkezelést és riportokat ad, így a műszakzárás a pultban nem papírhalmok összeadásából áll. A Digitális Standolás modul 1 ml pontossággal méri a nyitott üvegeket, a söröző szoftver pedig kifejezetten pultos, italközpontú helyekre készült. Hűségidő nélkül használhatod, és 0-24 ügyfélszolgálat áll mögötte.
GYIK
Mit kell csinálni műszakzáráskor a pultban?
Számold meg a készpénzt címletenként, vesd össze a kártyás terminál napi zárását a kassza kártyás forgalmával, és zárd le a pénztárgépet. Utána nézd át a sztornókat, az ingyen italokat és a selejtet, írd be a hordócseréket, ellenőrizd a gyorsan fogyó töményeket, végül töltsd ki az átadólapot.
Mi a teendő, ha nem egyezik a kassza zárásnál?
Először a fizetési módokat nézd meg: a leggyakoribb hiba, hogy kártyás fizetés készpénzként került rögzítésre, vagy fordítva. Ezután ellenőrizd a sztornókat és a nyitva maradt számlákat. Ha így sem találod, írd fel az eltérést a zárólapra, és másnap a műszakkal közösen nézzétek át.
Tarthatom a borravalót a kasszafiókban?
A 48/2013. NGM rendelet 2021. január 1. óta hatályos szabálya szerint a borravaló kezelése működési sajátosság, ezért napközben a fiók eltérhet a rögzített forgalomtól. A pénztárgép zárásakor azonban a pénzkészletnek egyeznie kell. A pontos teendőkről érdemes a könyvelőddel is egyeztetni.
Milyen gyakran kell standolni egy sörözőben?
Nincs egyetlen jó válasz, de bevált gyakorlat, hogy a gyorsan forgó töményeket és a csapolt sört naponta, zárásnál nézed, a teljes italkészletet pedig hetente. Így a napi eltérés gyorsan látszik, a heti standolás pedig megmutatja a teljes képet. Fontos, hogy mindig ugyanabban a rendben csináljátok.
Hogyan vonjam be a pultosokat anélkül, hogy gyanúsítgatásnak érezzék?
Magyarázd el, hogy a rutin őket is védi, mert egyértelmű, melyik eltérés kié. Ugyanaz a szabály vonatkozzon mindenkire, a vezetőkre is. Kérd ki a véleményüket a zárás menetéről, és eltérésnél először kérdezz. Ha javulnak a számok, azt is oszd meg velük.
Zárásként
Egy jó műszakzárás a pultban nem bonyolult, csak következetes. Ha minden este ugyanabban a sorrendben zártok, az eltérések kicsik maradnak, és mindig van rájuk magyarázat. Ha kíváncsi vagy, hogyan néz ki mindez az eSystemben, nézz be hozzánk a budapesti bemutatótermünkbe (Vaskapu utca 20), vagy kérj demót.
