Számla és nyugtaadási kötelezettség a vendéglátásban (2026) – pénztárgép, e-pénztárgép, és hogyan könnyít az eSystem

A számla- és nyugtaadás minden vendéglátóhely mindennapi „kötelező rutinja”. A szabályok nem bonyolultak, de a gyakorlatban csúcsidőben könnyű hibázni: kimarad egy nyugta, rossz fizetési mód kerül rá, elfelejtitek a napi zárást, vagy utólag nehéz visszakeresni, mi történt. Ezen a ponton számít igazán, hogy a használt rendszer gyors, követhető és ellenőrizhető folyamatokat adjon.

Mikor kötelező számlát adni?

A NAV összefoglalója alapján az áfaalany főszabály szerint köteles számlát kibocsátani a belföldön és ellenérték fejében teljesített termékértékesítésről / szolgáltatásnyújtásról, ha a vevő (igénybevevő) tőle eltérő személy vagy szervezet. A számla kiállítható papíron vagy elektronikusan.

eSystem előny a gyakorlatban: ha a vendég számlát kér, nem jó megoldás „külön életet élő” számlázóval kapkodni. Az eSystem Áfás számlázó modulja kifejezetten vendéglátós helyzetekre van leírva: pár másodperc alatt sorszámozott számlát készít, eltárolja a partneradatokat, és akár egy asztal fogyasztásáról is „egy gombnyomással” nyomtatható számlát ad.
Plusz: előleg (foglalás/rendezvény) esetén külön előlegszámla és kinnlevőség-kezelés funkciót is említenek.

Mikor elég a nyugta számla helyett?

A NAV 18. információs füzet a nyugta és számla kiállításának alaplogikáját és a nyugtázási helyzeteket is összefoglalja.
A vendéglátásban tipikus eset: magánszemély fizet, nem kér számlát → nyugta (és a pénztárgépes szabályok szerinti rögzítés) lesz a működő napi megoldás.

eSystem előny a gyakorlatban: a gyorsaság mellett a legnagyobb érték a következetesség: ugyanazok a lépések, ugyanaz a logika, ugyanott visszakereshetően. A saját GYIK oldaluk szerint az eSystem egy platformon kezeli a kasszát, készletet, online/QR rendelést és számlázást, vagyis kevesebb a „szétcsúszó” admin.

Pénztárgép-használat: mikor kötelező, és mit vár el a szabályozás?

Az online pénztárgépes nyugtaadást a 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet szabályozza. A rendelet rögzíti többek között a műszaki követelményeket és az adóhatóság felé történő adatszolgáltatási elvárásokat, beleértve az adóügyi egység szerepét és azt is, hogy a rögzített adatok utólagos manipulálása ne legyen „szabadon” lehetséges.

Mi van hiba, áramszünet, szerviz esetén?

A rendelethez kötődő gyakorlati üzemeltetésnél kulcs, hogy a kimaradt időszak bevételeit a feltételek helyreállása után utólag rögzíteni kell, és a vonatkozó bizonylatokat/forgalmi jelentést meg kell őrizni. (A részletszabályok a 48/2013-as rendeletben vannak.)

eSystem előny a gyakorlatban: ha hibahelyzet van, az a legfájdalmasabb, amikor nem tudjátok gyorsan megmondani: mi ment ki, mi nem ment ki, mi lett lezárva, mi maradt nyitva. Az eSystem egyik cikke külön kiemeli a pénztárgép és fizetési megoldások integrációját, valamint az integrált nyilvántartás előnyét.
Ha pedig nem vagytok a helyszínen (például több telephely), a távoli elérés funkciót is külön oldalon kommunikálják „ellenőrzés otthonról” jelleggel.

e-pénztárgép és e-nyugta: mi változik 2025–2028 között?

A NAV tájékoztatása szerint az e-pénztárgépes átállás miatt az online pénztárgép 2028. július 1-ig még használható, hogy az átállás zökkenőmentes legyen.
Az e-nyugtával és e-pénztárgéppel kapcsolatos hivatalos információk (GYIK, üzemeltetőknek, forgalmazási engedélyek listája) a NAV eNYUGTA aloldalán érhetők el, és a NAV külön listát vezet az engedélyezett megoldásokról.
Az e-pénztárgépek és e-nyugta követelményeit a 8/2025. (III. 31.) NGM rendelet szabályozza.

eSystem szempontból mit érdemes ebből hazavinni?
A pénztárgépes oldal (OPG / e-pénztárgép) tipikusan eszköz- és engedélyezési kérdés, viszont a vendéglátó rendszerben dől el, hogy a napi működés mennyire „tisztán” követhető. Az eSystem tudástárban/gyikben hangsúlyozzák, hogy a rendszer egy platformon kezeli a kasszát és a számlázást, és NTAK-kompatibilitást is kommunikálnak.
Kiszállításnál pedig kifejezetten hasznos lehet a saját, NAV-állásfoglalásra építő cikkük a nyugtaadás gyakorlati időzítéséről (átadáskor/fizetéskor).

Gyors ellenőrzőlista: hogyan állj stabilan a számla–nyugta–pénztárgép témához eSystemmel?

• Legyen tiszta belső szabály: mikor adtok számlát (és ki kér adatot), mikor nyugtáztok.

• Az eSystemben használjátok az Áfás számlázó modult, hogy a számlakérés ne borítsa fel a pultot (partneradat mentés, asztal fogyasztásából számla).

• Legyen napi rutin a lezárásokra és visszakeresésre (hibánál aranyat ér a gyors ellenőrizhetőség).

• Kövessétek az e-nyugta/e-pénztárgép átállási híreket a NAV oldalán, és csak engedélyezett megoldást válasszatok.

(A cikk általános tájékoztatás, nem minősül jogi vagy adótanácsadásnak.)

👉 Részletek a rendszerhez kapcsolódó megoldásokról:

Szerző: Ódor Gabriella 

Esystem Magyarország Kft