Miért fáj ennyire az admin a vendéglátásban?

A vendéglátásban az adminisztráció gyakran „nap végén marad”. Csakhogy nap végén már fáradt a csapat, csökken a figyelem, és pont akkor kellene a legprecízebbnek lenni: zárás, elszámolás, készlet, pénztár, esetleg még másnapi előkészítés.

A papíralapú vagy félig digitalizált működés tipikus következményei:

• kimaradó tételek és utólagos javítások,

• félreértések a rendeléseknél,

• zárásnál „nem jön ki” valami,

• túl sok idő elmegy olyan feladatokra, amik nem termelnek bevételt.

A cél nem az, hogy „mindent digitalizáljunk”, hanem az, hogy a legtöbb hibát és időveszteséget okozó pontokat fogjuk meg.

1) Kezdd ott, ahol a legtöbb hiba keletkezik: rendelés és módosítás

A legtöbb adminisztrációs gond nem a táblázatoknál kezdődik, hanem a vendégtérben: rosszul felvett rendelés, kimaradó tétel, félreértett megjegyzés, későn jelzett módosítás.

Itt segít egy jól beállított éttermi szoftver, ami egyértelműen kezeli a rendeléseket és a módosításokat, és nem engedi, hogy „szóban elmenjen” a lényeg.
 

2) Napi zárás: csináld rutinná, ne tűzoltássá

A napi zárás akkor működik jól, ha kiszámítható, rövid és visszaellenőrizhető. A klasszikus hibák:

• záráskor derül ki, hogy rossz volt a rögzítés,

• a műszak végén kell keresni, mi történt,

• a papírok össze-vissza vannak.

Praktikus megoldás: állíts be egy fix zárási sorrendet:

1. pénztár / bevétel ellenőrzése

2. kivételek, sztornók átnézése

3. napi forgalom rövid összegzése

4. készlet szint (legalább a kritikus tételek)

5. következő nap teendők

Egy vendéglátó program akkor jó, ha ezt nem nehezíti, hanem lerövidíti: a napi adatok könnyen előhívhatók, és nem kell három helyen keresni ugyanazt.
 

3) Vedd le a csapat válláról a felesleges papírmunkát

Nem az a cél, hogy a kollégák „többet adminisztráljanak”, hanem hogy kevesebbet kelljen. Tipikus papírnyelők:

• kézzel vezetett rendelés- és módosításlista,

• külön cetlik a konyhának,

• duplán rögzített adatok.

A legjobb admin-csökkentés: egy adat egyszer kerül be, és onnantól mindenhol ugyanaz látszik.

4) Átláthatóság: az admin nem ellenőrzés, hanem biztonság

Amikor átlátható a működés, kevesebb a vita, kevesebb a gyanú, kevesebb az utólagos „ki hibázott?” helyzet. A rendszer nem „szigor”, hanem kapaszkodó:

• minden rögzítés visszakereshető,

• a módosítások követhetők,

• a napi forgalom tisztán látszik.

Ha azt érzed, hogy a nap végén túl sok idő megy el adminra, és túl sok a „javítgatás”, akkor érdemes egy lépéssel hátrébb lépni és rendszerben gondolkodni.

👉 Részletek a rendszerhez kapcsolódó megoldásokról:

Szerző: Ódor Gabriella 

Esystem Magyarország Kft